Бухгалтерський облік в аптеці
Аптека лише на перший погляд схожа на звичайний магазин. Насправді це ліцензований бізнес із товаром, що має серії та строки придатності, з двома ставками ПДВ в одному чеку, з державним регулюванням цін на частину ліків і з відшкодуванням вартості препаратів за державною програмою. Помилися з розподілом ПДВ між ліками й супутніми товарами, прострочи списання неякісного препарату чи неправильно порахуй торгову націнку — і це одразу і фінансові втрати, і ризик зауважень контролюючих органів. Тому ведення бухгалтерського обліку в аптеці потребує розуміння не лише роздробу, а й специфіки обігу лікарських засобів.
Ми ведемо бухгалтерський облік в аптеках і аптечних мережах — від обліку товару за серіями та строками придатності до роздільного обліку ставок ПДВ і розрахунків за програмою відшкодування вартості ліків.
Чому облік аптеки складніший за звичайну роздрібну торгівлю
Аптечний бізнес поєднує роздрібну торгівлю з вимогами обігу лікарських засобів — і саме на цьому стику з'являється специфіка.
Дві ставки ПДВ в одному асортименті. Лікарські засоби та медичні вироби, дозволені до обігу, оподатковуються ПДВ за зниженою ставкою 7%, тоді як супутні товари — косметика, дієтичні добавки, гігієна — здебільшого за ставкою 20%. Аптека зобов'язана вести роздільний облік цих товарів і коректно нараховувати податок по кожній групі. Помилка в розподілі — пряме податкове порушення.
Облік товару за цінами продажу й торгова націнка. У роздробі облік ведеться за цінами продажу з виділенням торгової націнки на окремому субрахунку та її списанням на реалізовані товари. При великій номенклатурі аптеки правильний розрахунок реалізованої націнки — окрема технічна задача.
Регульовані ціни. На частину лікарських засобів держава встановлює граничні постачальницько-збутові й торговельні надбавки. Це означає, що націнку не можна встановити «як завгодно» — її потрібно контролювати в обліку та ціноутворенні.
Серії, строки придатності та списання. Кожна партія ліків має серію й строк придатності. Облік має забезпечувати контроль залишків за серіями, своєчасне списання прострочених, неякісних чи вилучених з обігу препаратів та їх документальне оформлення для подальшої утилізації.
Предметно-кількісний облік. Окремі групи препаратів (наркотичні, психотропні засоби, прекурсори) підлягають спеціальному предметно-кількісному обліку з веденням журналів і суворою звітністю. Це окремий і відповідальний напрям.
Особливості бухгалтерського обліку в аптеках
На практиці облік аптеки складається з кількох постійних блоків:
- Облік товарів — лікарських засобів, медичних виробів, дієтичних добавок, косметики та супутніх товарів за цінами продажу.
- Роздільний облік ставок ПДВ — 7% на ліки й медвироби та 20% на решту товарів.
- Облік торгової націнки та розрахунок реалізованої націнки.
- Облік за серіями та строками придатності з контролем залишків і своєчасним списанням.
- Облік касових операцій через реєстратори розрахункових операцій (РРО/ПРРО) із формуванням фіскальних чеків.
- Предметно-кількісний облік окремих груп препаратів.
- Інвентаризація товарних залишків при високій номенклатурі.
Відшкодування вартості ліків (реімбурсація)
Якщо аптека працює за державною програмою відшкодування вартості ліків («Доступні ліки»), додається окремий напрям обліку — відпуск препаратів за рецептами з частковим або повним відшкодуванням та розрахунки з Національною службою здоров'я України. Тут важливо коректно обліковувати відпущені за програмою ліки, формувати звіти та відстежувати надходження відшкодування. Ми ведемо цей облік так, щоб кожен відпущений за програмою препарат був підтверджений, а кошти відшкодування — отримані вчасно й у повному обсязі.
Оподаткування аптеки
Податковий бік аптечного бізнесу будується навколо кількох ключових питань:
- ПДВ — правильне застосування ставки 7% на лікарські засоби й медичні вироби та 20% на інші товари, роздільний облік і коректне формування податкових зобов'язань і кредиту.
- Вибір системи оподаткування — загальна чи спрощена, з урахуванням обсягів, асортименту та статусу платника ПДВ.
- Розрахункові операції — обов'язкове застосування РРО/ПРРО та облік готівкового обігу.
- Зарплатні податки з оплати праці фармацевтів і персоналу.
Що ми беремо на себе
Ми надаємо повний бухгалтерський супровід аптеки:
- Постановка або відновлення обліку аптеки, розробка облікової політики з урахуванням специфіки обігу ліків.
- Облік товарів за цінами продажу, облік і списання торгової націнки.
- Роздільний облік ставок ПДВ (7% і 20%) та коректне нарахування податку.
- Облік товару за серіями та строками придатності, оформлення списання прострочених і вилучених з обігу препаратів.
- Облік касових операцій через РРО/ПРРО та контроль готівкового обігу.
- Предметно-кількісний облік окремих груп препаратів.
- Облік відпуску ліків за програмою відшкодування та розрахунків із Національною службою здоров'я України.
- Нарахування заробітної плати фармацевтам і персоналу.
- Підготовка й подання фінансової та податкової звітності у встановлені строки.
- Консультації щодо вибору системи оподаткування, ціноутворення та зниження ризиків.
Кому підходить
Ми працюємо з аптечним бізнесом будь-якого формату: одиночними аптеками, аптечними мережами з обліком за окремими точками та переміщеннями між ними, аптечними пунктами, а також виробничими аптеками. Незалежно від масштабу — вибудуємо облік під вашу номенклатуру та структуру.
Як ми працюємо
- Аналіз. Дивимося асортимент, формат (одиночна аптека чи мережа), систему оподаткування та поточний стан обліку.
- План. Підказуємо оптимальний порядок обліку й оподаткування, погоджуємо обсяг робіт.
- Ведення. Беремо облік на супровід — від оприбуткування товару до звітності й розрахунків за реімбурсацією.
- Звітність і контроль. Подаємо звіти вчасно та супроводжуємо аптеку під час перевірок.
Чому варто довірити облік нам
Передаючи бухгалтерію аптеки нам, ви отримуєте коректний роздільний облік ПДВ, точний облік товару за серіями та строками придатності, своєчасне й правильно оформлене списання, отримане в повному обсязі відшкодування за програмою «Доступні ліки» та звітність, готову вчасно. Ви займаєтеся пацієнтами й продажами, а складний аптечний облік лишається на нас.
Залиште заявку — проаналізуємо стан обліку вашої аптеки чи мережі та запропонуємо оптимальне рішення з обліку й оподаткування.
Часті запитання
За якою ставкою ПДВ оподатковуються ліки?
Лікарські засоби та медичні вироби, дозволені до обігу, оподатковуються ПДВ за зниженою ставкою 7%, а супутні товари (косметика, дієтичні добавки тощо) — здебільшого за ставкою 20%. Тому аптека веде роздільний облік за ставками.
Чи обов'язково аптеці застосовувати РРО?
Так. Роздрібний продаж в аптеці передбачає обов'язкове застосування реєстраторів розрахункових операцій (РРО/ПРРО) з видачею фіскальних чеків.
Як обліковуються прострочені ліки?
Облік ведеться за серіями та строками придатності, що дозволяє вчасно виявляти й списувати прострочені, неякісні чи вилучені з обігу препарати з належним документальним оформленням для подальшої утилізації.
Ми працюємо за програмою «Доступні ліки». Ви ведете цей облік?
Так. Ми обліковуємо відпуск ліків за програмою відшкодування, формуємо звіти та супроводжуємо розрахунки з Національною службою здоров'я України.
